Description de l’établissement :
Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) assure des missions de proximité et de recours au sud de l’Ile-de-France, dans une quarantaine de spécialités, avec une offre de soins large en Médecine, Chirurgie, Obstétrique et Psychiatrie. Il est classé centre périnatal de type III. Il est le siège du SAMU 91. . Il est l’un des trois centres de référence dans l’Essonne, pour la permanence des soins en chirurgie viscérale et orthopédique. Il couvre 5 secteurs de psychiatrie de l’Essonne. Possède un parking souterrain sécurisé ainsi qu’un Food truck et une cafétéria avec des tarifs privilégiés.

Identification du Poste
o Position dans la structure
– Liaisons hiérarchiques ou rattachement hiérarchique :
– Directeur du CHSF
– Responsable des Secrétaires Médicaux
o Liaisons Fonctionnelles
– Chef de Pôle
– Cadre de Pôle
– Chef de Service
– Cadre de Services
– Les différents acteurs et services de l’hôpital et hors institution
(D’une manière générale, toutes les personnes en interne ou en externe concernées par les prestations délivrées au CHSF)
o Horaire de Travail
Plage horaire définie sur la base de 37h30/semaine et conformément à la charte du temps de travail en vigueur au CHSF

Mission du Poste
o Mission générales
– Assurer les activités de secrétariat en lien avec le projet médical, le projet de pôle et le projet d’établissement.
– S’inscrire dans la logique du programme d’amélioration continue de la qualité et de la gestion des risques.
o Mission permanentes
Accueil
– Information et orientation des patients, agents et usager (après orientation centralisée de l’hôpital)
– Accueil téléphonique (information, orientation, message à transmettre)
– Accueil des professionnels de santé (visiteurs médicaux, …)
Gestion des rendez-vous
– Création/ fermeture/ modification/ report des agendas de consultations
– Prise de rendez-vous téléphoniques en 1er niveau (sur son propre service)
– Prises de rendez-vous physique de 2nd niveau
– Prise de rendez-vous post consultation/ programmation vers d’autres services du CHSF
Gestion du dossier patient
– Demande des dossiers auprès du service des archives et/ou des autres services en fonction du mouvement des hospitalisations journalières
– Traçage informatiques de tout dossier via USV2 à chaque changement de lieu (cf. charte d’archivage)
– Signalement des modifications d’identité et des demandes de doublons en lien avec la cellule identito-vigilance (cf. charte identito-vigilance)
– Tri, classement et complétude du dossier patient avec versement aux archives
– Classement des examens et courriers dans les dossiers archivés
Gestion de documents dactylographiques
– Saisie, mise à jour, sauvegarde d’informations (courriers, comptes rendus, rapports, tableaux, …)
– Impression, mise sous pli et envoi après signature des médecins
– Préparation des envois extérieurs (mise sous pli, préparation du bon de transport des prélèvements)
– Expédition des comptes rendus USV2
– Transmission des résultats urgents
Autres activités
– Suivi médico-administratif (contrôle de la cohérence des données, informations, …)
– Gestion des statistiques
– Gestion des demandes d’avis médicaux pour les autres services
– Gestion des plannings de staff, réunion de concertation pluridisciplinaire (RCP, …)
– Gestion des demandes de renouvellement des diverses prises en charge médicale
– Secrétaire médicale « référente » (informatique, tutorat, ..)
– Mise en forme des communications scientifiques
– Coordination avec les réseaux et les partenaires externes
o Missions spécifiques
– Gestion des préadmissions
– Prise de RDV, planification Outlook, Opéra
– Coordination avec le service social et les admissions pour les patients étrangers
– Gestion de la liste des patients hospitalisés en pédiatrie
– Organisation de réunions : EPU

Particularité de la Fonction
o Compétences requises (formation/qualification)
– Etre titulaire du Baccalauréat ST2S ou diplôme équivalent
– Participation aux formations obligatoires (incendie, ergonomie) et application au quotidien des enseignements apportés par ces informations
o Connaissances particulières
– Référence, CROSSWAY et connaissance approfondie WORD, EXCEL, et POWER POINT
o Qualités professionnelles
– Maîtrise du vocabulaire médical et l’orthographe
– Respect du secret professionnel, de la charte de confidentialité et de la charte d’accueil physique en vigueur au CHSF
– Réserve dans le comportement (calme, diplomatie, discrétion, écoute) et présentation soignée
– Capacité relationnelle, organisationnelle et d’adaptation aux changements
– Dynamisme, rigueur, disponibilité et curiosité professionnelle
– Polyvalence dans les différentes tâches de secrétariats

Risques Professionnels
– Liés au travail sur écran et/ou à l’environnement de travail
– Risques musculo squelettique (archivages)
o Préventions des risques professionnels
– Utiliser le matériel mis à disposition pour le transport des dossiers médicaux
– Respecter les conseils de la médecine du travail pour améliorer ses conditions de travail.