SECRETAIRE MEDICALE (H/F)

Contrat(s) : CDD

Descriptif

IDENTIFICATION DU POSTE
FONCTION : Secrétaire Médicale
GRADE : Assistante médico-administrative (A.M.A.)

POSITION DANS LA STRUCTURE
Liaisons hiérarchiques ou rattachement hiérarchique :
• Directeur du CHSF
• Coordinatrice des Secrétariats Médicaux
Liaisons fonctionnelles
• Chef de Pôle
• Cadre de Pôle
• Responsable d’Unité
• Cadre de Service
• Les différents acteurs et services de l’hôpital et hors institution
(D’une manière générale, toutes les personnes en interne ou en externe concernées par les prestations délivrées au C.H.S.F.)

HORAIRES DE TRAVAIL :
Plage horaire définie sur la base de 37h30/semaine et conformément à la charte du temps de travail en vigueur au CHSF

MISSIONS DU POSTE
Mission générale
– Assurer l’interface entre l’équipe paramédicale, les différents secrétariats et le patient
– Assurer une collaboration étroite et constante avec le personnel médical et paramédical

Missions permanentes
Accueil
– Information et orientation des patients, agents et usagers en accueil physique secondaire (après orientation centralisée de l’hôpital)
– Information et orientation des patients, agents et usagers en accueil téléphonique secondaire (après orientation centralisée de l’hôpital)
Gestion du dossier patient
– Traçage informatique de tout dossier via USV2 à chaque changement de lieu (cf. charte d’archivage)
– Signalement des modifications d’identité et des demandes de doublons en lien avec la cellule identito-vigilance (Cf. Charte identito-vigilance)
– Tri, classement et complétude du dossier patient avant versement aux archives
Gestion de documents dactylographiques
– Saisie des comptes rendus opératoires en temps réel
– Impression et envoi après signature des médecins
Autres activités
– Gestion des pré-admissions et vérification de la concordance avec le planning opératoire
– Gestion et programmation des poses de PAC à la demande des médecins du CHSF
– S’assurer des rendez-vous post-opératoires
– Colliger et informer le cadre de santé de tout dysfonctionnement
– Suivi médico-administratif (contrôle de la cohérence des données, informations…)
– Intégration et application de la démarche qualité (confidentialité et sécurité des informations, traçabilité du dossier patient,…)
– Secrétaire médicale « référente » (tutorat, …)
– Gestion des fournitures de bureau pour le secrétariat et les médecins
– Tri journalier du courrier
– Participation aux réunions de service
Missions spécifiques
– Mobilité entre l’Unité de Chirurgie Ambulatoire et le Bloc Ambulatoire

COMPETENCES REQUISES
La formation et/ou les qualifications requises
– Etre titulaire du baccalauréat ST2S ou diplôme équivalent
– Participation aux formations obligatoires (incendie, ergonomie) et application au quotidien des enseignements apportés par ces formations
Les connaissances particulières
– REFERENCE, CROSSWAY, OPERA et connaissance approfondie Word et Excel
Les qualités professionnelles requises et comportement
– Maîtrise des outils informatiques et traitement de texte
– Maîtrise du vocabulaire médical et orthographe
– Respect du secret professionnel, des règles de confidentialité et de la Charte d’accueil physique en vigueur au CHSF
– Réserve dans le comportement (calme, diplomatie, discrétion, écoute) et présentation soignée
– Esprit d’équipe et d’initiatives
– Capacités relationnelle, organisationnelle et d’adaptation aux changements
– Dynamisme, rigueur, disponibilité et curiosité professionnelle
– Polyvalence dans les différentes tâches de secrétariat

RISQUES PROFESSIONNELS
– Liés au travail sur écran et/ou à l’environnement de travail
– Risques musculo-squelettiques (manipulation des DPUP…)
Prévention des risques professionnels
– Utiliser le matériel mis à disposition pour le transport des dossiers médicaux
– Respecter les conseils de la Médecine du travail pour améliorer ses conditions de travail

EVOLUTION POSSIBLE DU POSTE
Cette fiche de poste est susceptible d’évoluer en fonction du projet professionnel de l’agent, du projet d’établissement/de pôle ou de service et des possibilités institutionnelles

Personne à contacter
Les CV et lettre de motivation devront être adressés à:

Madame Francine CORNEUX
Coordinatrice Générale des Secrétariats Médicaux CHSF/CHA
Centre Hospitalier Sud Francilien
40, avenue Serge Dassault – 91106 CORBEIL-ESSONNES
Email : francine.corneux@chsf.fr

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