Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) et le Centre Hospitalier d'Arpajon (CHA) sont en direction commune depuis janvier 2020 et font partie du GHT Ile de France Sud, avec le CH Sud Essonne (CHSE).
Ces 2 établissements emploient près de 5 000 hospitaliers et assurent une offre de soins complète (médecine, chirurgie, obstétrique, gériatrie, soins de suite, psychiatrie, soins de longue durée) pour la population du territoire.
CENTRE HOSPITALIER SUD FRANCILIEN
Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) est l'établissement support du GHT Ile de France Sud. Il assure des missions de proximité et de recours sur le sud Ile de France, dans une quarantaine de spécialités dont trois à caractère hospitalo-universitaire. Il comprend 1 041 lits et places dont 522 lits en médecine, 106 lits en chirurgie, 84 lits en obstétrique, 173 lits en psychiatrie, 72 lits en soins de suite et de réadaptation et 84 places d'EHPAD. Il est le siège du SAMU 91.
CENTRE HOSPITALIER D'ARPAJON
Le CH d'Arpajon est composé de 210 lits de MCO (73 lits de médecine, 38 lits de chirurgie, 8 lits de surveillance continue, 27 lits de gynécologie-obstétrique, 15 lits de pédiatrie-néonatalogie, 49 lits de SSR, 8 lits de soins palliatifs), 47 lits d'USLD et 120 places d'EHPAD ainsi qu'une structure d'accueil de jour Alzheimer. Plusieurs projets architecturaux sont actuellement en cours pour moderniser les infrastructures et développer l'activité du centre hospitalier et des EHPAD.
Fonction et Localisation du Poste
- Service : Institut des formations Paramédicales de la Direction Commune
- Fonction : Assistant(e) de direction
- Grade : Adjoint des cadres
- Localisation : Poste basé sur l'Institut de Formations Paramédicales
Rattachement hiérarchique :
- Direction de l'Institut des Formations Paramédicales
Liaisons fonctionnelles :
- Cadres supérieurs de l'Institut des Formations Paramédicales
- Cadres formateurs et personnels administratifs/techniques des Instituts de Formation
- Directeur.rice des soins et cadres de santé du CHSF
- Directions fonctionnelles et responsables administratifs en lien avec le fonctionnement de la Direction de l'Institut des Formations Paramédicales
Présentation du service
L'Institut des Formations Paramédicales est regroupé en coordination (IFAP, IFAS, IFMEM, IFSI)
Temps de travail : Forfait Cadre (25 congés et 19 RTT) et conformément à la charte du temps de travail en vigueur au CHSF - Contrainte de congés annuels sur les périodes de fermeture de l'institut Missions du poste
Missions générales du poste
L'assistant(e) de direction accompagne le directeur.rice de l'institut afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. Il/Elle prend en charge et suit les dossiers spécifiques.
Missions détaillées
Missions de pilotage et d'appui stratégique à la direction
L'adjoint(e) des cadres assiste et accompagne la direction dans l'ensemble de ses responsabilités stratégiques et institutionnelles. À ce titre, il/elle :
- Assiste la direction dans ses différentes missions et dans le suivi global du fonctionnement de l'Institut.
- Contribue à la coordination et à la réponse aux sollicitations des tutelles et des partenaires institutionnels (Université, Région, ARS, DRIEETS)
- Assure l'interface entre les équipes pédagogiques, étudiants/élèves, services internes et partenaires externes.
- Participe au suivi des projets institutionnels (démarche qualité, bilans d'activité, projets transversaux).
- Participe aux réunions hebdomadaires du CODIR, en assure le secrétariat et rédige les comptes rendus.
- Participe à l'élaboration des bilans d'activité et aux dossiers de renouvellement des filières de formation.
- Organise avec la direction et les coordonnateurs pédagogiques les élections au sein de l'Institut.
Missions de management, d'organisation, de gestion administrative et de coordination interne
L'adjoint(e) des cadres contribue au bon fonctionnement administratif de l'Institut et encadre l'équipe administrative et technique. Ses missions incluent :
- Le management, l'animation et l'organisation du travail de l'équipe administrative et technique, ainsi que la gestion des priorités.
- La réalisation des entretiens d'évaluation.
- L'organisation des réunions mensuelles du secrétariat.
- La gestion et le suivi des dossiers de la direction.
- La gestion de l'agenda de la direction, des réunions institutionnelles, des plannings et des calendriers internes.
- Le traitement, la mise en forme, le classement et l'archivage des documents administratifs.
- La mise à jour des documents internes (organigrammes, trames de plannings, documents de pilotage).
- La gestion du suivi RH et AGILETIME pour environ 50 agents.
- La participation au recrutement du secrétariat, la réalisation des évaluations annuelles et le suivi du plan de formation de l'équipe administrative et technique.
Missions liées à la gestion pédagogique, réglementaire et scolaire des étudiants
L'adjoint(e) des cadres participe à l'application des procédures pédagogiques et réglementaires en lien avec les parcours étudiants. Il/elle :
- Assure le suivi des reprises, reports et arrêts de scolarité.
- Prépare et participe aux instances générales, pédagogiques et disciplinaires, réalise les diaporamas et assure le secrétariat des réunions.
- Organise et participe aux Commissions d'Attribution des Crédits.
- Organise et prépare les sélections d'admission en collaboration avec le secrétariat pédagogique
- Participe à la gestion et au suivi de Parcoursup.
- Organise et coordonne les rentrées scolaires en collaboration avec le secrétariat pédagogique et les coordonnateurs pédagogiques.
- Organise et prépare les diplômes d'État en collaboration avec le secrétariat pédagogique et les coordonnateurs pédagogiques
- Suit le plan de formation de l'équipe pédagogique.
Les missions peuvent évoluer en fonction des objectifs et des besoins institutionnels.
Risques professionnels :
- Risques liés au travail sur écran.
- Risque psycho-social liés aux responsabilités administratives sensibles et aux impératifs de conformité réglementaire.