SECRETAIRE MEDICALE (H/F)

SECRETAIRE MEDICALE (H/F)
Contrat(s) : CDD; Mutation

IDENTIFICATION DU POSTE

FONCTION : Secrétaire Médicale
GRADE : Assistante médico-administrative (A.M.A.) / Adjoint administratif

POSITION DANS LA STRUCTURE
Liaisons hiérarchiques ou rattachement hiérarchique :
• Responsable des Secrétariats Médicaux
Liaisons fonctionnelles :
• Chef de Pôle
• Cadre de Pôle
• Chef de Service
• Cadre de Service
• Radio-pharmacien
• Equipes médicales et paramédicales
• Personne compétente en Radioprotection
• Les différents acteurs et services de l’hôpital et hors institution
(D’une manière générale, toutes les personnes en interne ou en externe concernées par les prestations délivrées au C.H.S.F.)

PRESENTATION DU SERVICE
• Service dont la mission est d’assurer l’ensemble des actes d’imagerie scintigraphique et TEP SCAN avec quelques actes thérapeutiques dont l’administration de gélules d’iode 131, du Centre Hospitalier Sud Francilien ou de prescripteurs externes, ainsi que la prise en charge des urgences sur le créneau d’ouverture du service du lundi au vendredi, exceptés les jours fériés.
• Le service emploie 8.86 ETP manipulateurs, 3 ETP secrétaires médicales, 1 ETP aide-soignante en poste aménagé, 0,8 ETP radiopharmacien, 4 médecins ETP et 1 interne DES.
• Ce service est équipé d’un TEP SCAN, de 2 gamma-caméras, 1 laboratoire de radio-pharmacie, 1 salle d’injection, 1 salle d’épreuves d’effort cardiaque, 1 salle de ventilation pulmonaire, 2 salles d’attente « patients » (une « froide » et une « chaude »).
• Les examens d’épreuve d’effort cardiaque sont réalisés en collaboration avec 2 médecins cardiologues libéraux et 1 médecin cardiologue attaché au service de cardiologie du CHSF.

HORAIRES DE TRAVAIL
Plage horaire définie sur la base de 37h30/semaine et conformément à la charte du temps de travail en vigueur au CHSF exceptés les week-end et jours fériés.
L’amplitude horaire du secrétariat est de 8h00 à 17h30 du lundi au vendredi.

MISSIONS DU POSTE
Mission générale
Mission générale de secrétariat médical
Assurer les activités de secrétariat en lien avec le projet médical, le projet de pôle et le projet d’établissement. S’inscrire dans la logique du programme d’amélioration continue de la qualité et de la gestion des risques.

Missions permanentes :
Rendez-vous examens scintigraphiques
• Prise de RDV (téléphonique, physique, fax, mail) avec envoi et/ou remise des convocations et/ou des ordonnances + scannage et transfert des ordonnances dans le dossier informatique sur logiciel spécifique à la médecine nucléaire (VENUS).
• Validation des prescriptions particulières par les médecins (scintigraphies cérébrales, rénales, octréoscan …) avant prise de RDV
• Gestion des urgences et/ou rajout.

Rendez-vous examens TEP SCAN :
• Gestion des rendez-vous TEP (fax, courrier, téléphone, mail) sur logiciel spécifique à la médecine nucléaire (VENUS).
• Validation de la prescription par un médecin nucléaire avant programmation du RDV
• Vérification systématique de toutes les demandes avec rappel du patient et/ou du service pour vérification et complément des informations
• Recherche systématique de l’antériorité du patient sur Crossway et scannage des documents et de l’ordonnance
• Demande de renseignements complémentaires par fax ou par mail pour les demandes faites par les médecins extérieurs (scanner, compte rendu de RCP ou de consultation)
• Rappel téléphonique systématique la veille pour confirmation des rendez-vous avec recontrôle oral des informations.
Secrétariat
• Saisie de comptes rendus, courriers, création des enveloppes pour envoi des différents examens, etc…
• Préparation des programmes pour le brancardage journalier
• Gestion informatique partielle des statistiques en collaboration avec le Cadre du service
• Impression listing des RCP du jour
• Gestion des fournitures de bureau
• Réception, tri et distribution journaliers du courrier
• Gestion des demandes de gravage de CD pour sites extérieurs ou urgences internes

Accueil physique ponctuel des patients :
• Accueil, information et orientation des patients et/ou de leurs proches, ou toute autre personne se présentant au secrétariat sur le logiciel dédié
• Application des règles d’identito-vigilance des patients.

COMPETENCES REQUISES
La formation et/ou les qualifications requises
• Etre titulaire du baccalauréat ST2S ou diplôme équivalent
• Participation aux formations obligatoires (incendie, ergonomie, FGSU1, radioprotection du personnel) et application au quotidien des enseignements apportés par ces formations.

Les connaissances particulières :
• REFERENCE, connaissances approfondies Excel et Power Point.

Les qualités professionnelles requises et comportement :
– Maîtrise des outils informatiques et traitement de texte
– Maîtrise du vocabulaire médical et orthographe
– Respect du secret professionnel, des règles de confidentialité et de la Charte d’accueil physique en vigueur au CHSF
– Réserve dans le comportement (calme, diplomatie, discrétion, écoute) et présentation soignée
– Esprit d’équipe et d’initiatives
– Capacités relationnelle, organisationnelle et d’adaptation aux changements
– Dynamisme, rigueur, disponibilité et curiosité professionnelle
– Polyvalence dans les différentes tâches de secrétariat car roulement hebdomadaire.

RISQUES PROFESSIONNELS
– Liés au travail sur écran et/ou à l’environnement de travail
Prévention des risques professionnels
– Respecter les conseils de la Médecine du travail pour améliorer ses conditions de travail.

EVOLUTION POSSIBLE DU POSTE
Cette fiche de poste est susceptible d’évoluer en fonction du projet professionnel de l’agent, du projet d’établissement/de pôle ou de service et des possibilités institutionnelles.

 

Personne à contacter (si intéressé par le poste) :
Les candidatures devront être adressés à :

Madame Francine CORNEUX
Responsable des secrétariats médicaux
Centre Hospitalier Sud-Francilien
40, Avenue Serge Dassault
91 100 CORBEIL-ESSONNES
Email : francine.corneux@chsf.fr

VOIR NOTRE HOPITAL

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