IDENTIFICATION DU POSTE :

FONCTION ET LOCALISATION DU POSTE :

• FONCTION : RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER DES SERVICES TECHNIQUES ET SECURITE
• GRADE : Adjoint des cadres
• LOCALISATION : Poste basé sur le CHSF (Corbeil-Essonnes).
• MISSIONS : Missions sur la direction commune (Arpajon)

POSITION DANS LA STRUCTURE :

Liaisons hiérarchiques ou rattachement hiérarchique :
– Directeur des Achats, Logistiques, Investissements et Patrimoine
– Directeur des Services Techniques de la direction commune

Relations fonctionnelles :
– Responsables des autres cellules relatives à la maintenance
– Chefs de projet travaux
– Responsable de la sécurité et sûreté de la direction commune.
– CSPS
– Magasinier pour l’approvisionnement des matériels
– Prestataires de maintenance
– Gestionnaires du service

Horaires de travail : Forfait cadre

MISSIONS GENERALES : Définir, planifier et piloter les activités et les moyens des Services Techniques et le Service Sécurité incendie/Sûreté.

MISSIONS PRINCIPALES :

Ressources humaines :
• Encadrer une équipe d’une cinquantaine de collaborateurs
• Planifier les campagnes annuelles d’évaluation pour les agents administratifs
• Gérer la saisie des comptes rendus d’entretien, avec harmonisation
• Planifier et organiser les formations des personnels (habilitations électriques, CACES et autres formations…)
• Suivre et gérer les ressources potentielles (GPMC)
• Conseiller les décideurs en matière de RH (carrières, concours, pyramides des âges)
• Conduire des entretiens individuels pour son équipe
• Participer aux réunions avec les collègues des Ressources Humaines
• Assurer le suivi de la gestion du temps de travail (logiciel AGILETIME)
• Suivre les astreintes du service
• Gestion des recrutements en lien avec la DRH

Finances/budget :
• Assurer l’encadrement d’une équipe de 5 gestionnaires
• Assurer le suivi financier des comptes d’exploitation (classe 6) – tableaux de bord
– Reporting – Virements de crédits. Elaboration et suivi de l’atterrissage budgétaire
• Assurer le suivi financier des comptes d’investissement (classe 2), le suivi des différentes opérations d’investissement en lien avec les différents chefs de projets et les finances – tableaux de bord – Reporting – Virements de crédits
• Assurer le contrôle de la cohérence des données en matière de comptabilité générale (logiciel GEF)
• Répondre aux demandes des Commissaires aux comptes (CAC)
• Elaborer et suivre le Plan Pluriannuel d’investissement (PPI)
• Suivre les fiches d’amortissement
• Produire différents tableaux financiers à la demande de la direction ou d’autres interlocuteurs
• Participer aux réunions de travail ou animer des réunions de travail sur les thématiques financières.
• Conseils aux décideurs en matière de Plan de Retour à l’Equilibre Financier (PREF) et de maîtrise des coûts
• Benchmark

Marchés publics :
• Participer à l’élaboration des Cahiers des Charges (argumentaire, CCTP, rapport de choix)
• Suivre les marchés et contrats du service – Reconductions, avenants, remise en concurrence
• Suivre les directives de la politique « Achat » du CHSF (RESAH – UGAP – UNIHA) dans le cadre du GHT
• En lien avec la cellule marché, s’assurer du bon respect du code des marchés publics.

Gestion :
• Suivre les opérations liées à la cession du patrimoine hospitalier (locations, ventes)
• Gestion de la relation avec les études notariales et les conseils juridiques.
• Conseils aux décideurs
• Elaboration de tableaux de suivi
• Réponse aux enquêtes sur le patrimoine
• Assurer la gestion de marchés ou contrats (commande, réception, liquidation, mandatement)
• Suivi financier des fournisseurs et prestataires, au regard de la bonne exécution de la prestation.

Affaires générales :
• Rédaction des courriers, notes de services relatifs à son domaine d’activité
• Réunions de travail (rédaction des comptes rendus)
• Coordination interne et externe au service
• Veille spécifique à son domaine d’activité

Divers : Renseignements de documents, de fichiers, fiches activité, traçabilité, plannings saisies, mises à jour et sauvegarde de données d’informations de tableaux dans son domaine d’activité.

COMPETENCES REQUISES :

Formation et/ou qualification requises :

Bac +2 minimum

Compétences, connaissances particulières requises :
– Bonnes capacités rédactionnelles
– Bonne maîtrise de Word, Excel, Powerpoint
– Savoir fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et individuelles.

Connaissances associées :
• Gestion administrative économique et financière
• Notion de Droit
• Communication
• Stratégie
• Organisation
• Management

Les qualités professionnelles requises et comportement :
• Faire preuve de rigueur
• Sens accru de l’organisation
• Sens du travail en équipe
• Faire preuve de maîtrise de soi
• Faire preuve d’adaptabilité
• Savoir rendre compte
• Bonne capacité de synthèse
• Discrétion et confidentialité

Cette fiche de poste est susceptible d’évolution en fonction du projet d’Etablissement et de la réglementation.