GESTIONNAIRE TECHNICO ADMINISTRATIVE (H/F)

GESTIONNAIRE TECHNICO ADMINISTRATIVE (H/F)
Contrat(s) : CDD; CDI; Mutation

 

IDENTIFICATION DU POSTE :

Poste (métier exercé dans le service) : Gestionnaire technico-administrative biomédicale (GTAB)

Métier de rattachement (référence Répertoire des Métiers de la Fonction Publique Hospitalière) : 45S20 (agent de gestion administrative) /25I20 (gestionnaire des stocks) / 45I80 (gestionnaire comptable et achat) / 25F20 (acheteur) / 45S30 (secrétaire).

POSITION DU POSTE DANS LA STRUCTURE :

Relations hiérarchiques ou rattachement hiérarchique :
• Directeur Général
• Directeur des Achats, de la Logistique, des Investissements et du Patrimoine
• Ingénieur Responsable du Service des Ressources Biomédicales
• Ingénieurs biomédicaux du Service des Ressources Biomédicales

Relations fonctionnelles :
• Ingénieurs biomédicaux
• Gestionnaires technico-administratives biomédicales
• Technicien biomédical Référent Atelier
• Techniciens biomédicaux
• Les services de soins et médico-techniques (équipes médicales et paramédicales)
• Personnes compétentes en radioprotection et radiophysiciens de l’établissement
• Matériovigilants des établissements
• Autres fonctions supports de l’établissement (notamment les services techniques, l’informatique, la pharmacie, la logistique dont le magasin)
• Trésoreries
• Cellule des marchés
• Fournisseurs, transporteurs
• Prestataires de service

Horaires de travail/astreintes/repos/congés/gardes (pour le métier dans le service
concerné) :

Travail en 7h30 par jour de 8h30 à 16h30, avec adaptation des horaires en cas de nécessité.
Travail uniquement en jours ouvrés.
Pas de garde et d’astreinte.

Description du poste

Mission du poste (définition du métier) :
Au sein du service biomédical, la gestionnaire technico-administrative (GTAB) est en charge de :
– recueillir les besoins des clients internes du service biomédical et de les traiter dans son champ de compétences
– procéder à certains achats simples dans son champ de compétences
– assurer les approvisionnements en lien avec les activités du service
– assurer les tâches administratives (de la commande au mandatement en passant par les litiges, les mises en inventaire) pour répondre aux demandes reçues des clients internes
– assurer l’élaboration et le suivi des budgets en lien avec son champ de compétences
– assurer les tâches techniques et de traçabilité liées à l’exploitation des équipements biomédicaux dans le champ de ses compétences

Activités du poste (activités du métier adaptées au service) :
La gestionnaire technico-administrative assure, dans son domaine de compétence spécifié nominativement sur l’organigramme et de manière autonome, les tâches suivantes :
– accueille physique et téléphonique des services et des prestataires externes
– réalise tout le processus de gestion administrative des approvisionnements relevant de ses domaines de responsabilité (de la liquidation au mandatement)
– tient rangé et propre son espace de travail, les matériels mis à sa disposition ainsi que les espaces communs
– suit et contrôle les aspects budgétaires des comptes mis dans son domaine de compétences
– met en place des outils d’enregistrement des activités réalisées et des tableaux de bord de suivi des consommations
– traite les demandes reçues électroniquement
– organise son travail en fonction des priorités, urgences et impératifs afin de limiter au maximum l’impact sur la prise en charge du patient
– met en place la suppléance en cas d’absence pour assurer la continuité de service
– assure le classement et l’archivage des dossiers relevant de son champ de compétences en concertation avec les autres GTAB du service pour uniformiser la méthode et les lieux de stockage
– conseille et consolide les besoins avec les clients internes
– participe à l’élaboration du plan d’action achat (PAA) pour les domaines relevant de sa responsabilité
– contrôle et suit les actions achat retenues au PAA relevant de ses domaines de responsabilité
– met en œuvre certains marchés relevant de ses champs de responsabilité en collaboration avec les ingénieurs biomédicaux (définition de l’allotissement, rédaction des pièces marché, analyse des offres, organisation des essais, rapport de choix, déploiement, suivi du marché)
– négocie avec les fournisseurs
– gère les litiges aussi bien avec les clients internes que les prestataires, en collaboration avec les ingénieurs biomédicaux
– met en œuvre les pénalités si nécessaire, en collaboration avec les ingénieurs biomédicaux
– réalise des revues de contrat, en priorisant avec les ingénieurs biomédicaux
– met en œuvre, remplie, tient à jour des outils d’enregistrement
– met à jour de la base de données biomédicale (fournisseurs, contacts, tarifs, …)
– s’assure de la véracité des éléments transmis par les clients internes et des données collectées et enregistrées au sein du service.
Certaines tâches complémentaires et spécifiques sont liées aux domaines de compétences de chaque GTAB. Les dites tâches pour la gestionnaire « consommables / petits matériels / dentisterie / locations » sont les suivantes :
– définit en collaboration avec le magasin les produits à mettre en stock
– organise les essais des consommables et consolide les retours utilisateurs
– assure en collaboration avec le service brancardage / les services de soins la gestion des locations de matelas anti-escarres
– tient à jour le catalogue produits des consommables et de la dentisterie.
Toutes les GTAB du service des Ressources Biomédicales doivent être en capacité de prendre en charge des demandes dans les trois domaines de spécialisation, au moins pour en assurer une suppléance. La répartition des tâches des domaines de spécialisation doit être adaptable aux besoins de l’établissement.

Compétences associées au poste et/ou aux missions spécifiques de l’agent

LES SAVOIR-FAIRE REQUIS DU METIER (compétences techniques) :
La GTAB soit savoir :
– accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
– évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
– analyser le besoin en collaboration avec les utilisateurs métier
– analyser des offres fournisseurs
– négocier avec les clients internes et les fournisseurs
– rédiger des informations relatives à son domaine d’intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
– concevoir, formaliser et adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétence
– organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
– travailler en équipe / en réseau
– utiliser les logiciels métier (GMAO, GEF) et utiliser les outils bureautique / Technologie d’Information et de Communication (TIC)
– identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
– analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine
Connaissances
La GTAB doit :
– connaître le milieu hospitalier
– connaître le matériel biomédical et les bases réglementaires applicables aux dispositifs médicaux
– avoir des connaissances en terme d’achat et de la commande publique
– avoir des connaissances en terme de gestion administrative, comptable et financière
– connaître les règles de confidentialité
– maitriser l’environnement informatique / bureautique
– maîtriser la GEF et la GMAO
– avoir des connaissances générales en terme de qualité
– avoir des connaissances générales en terme d’économie de la maintenance.

LES SAVOIR-ETRE REQUIS DU METIER (compétences relationnelles) :

La GTAB doit savoir :
– faire preuve de capacités relationnelles avec les services de soins et médico-techniques, l’ensemble de l’équipe biomédicale et les prestataires externes
– travailler en équipe
– faire preuve d’une autonomie importante
– faire preuve d’une grande rigueur
– analyser une situation et en mesurer les risques
– faire preuve d’adaptation
– respecter le secret professionnel
– faire preuve de ponctualité

Qualification :
– BEP secrétariat, gestion, comptabilité, assistante de direction, …
– Utilisation des outils bureautiques et messagerie électronique
– Une expérience en milieu hospiatlier et une spécialisation en biomédicale seraient souhaitables

Possibilité de mise en place d’un projet de carrière.

Correspondances statutaires éventuelles :
– Adjoint administratif hospitalier
– Ouverture aux aides-soignants sur détachement de grade

Moyens mis à disposition
– logiciel GEF (Gestion Economique et Financière) – Référence de Maincare
– logiciel de GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) – Optim CEM
– Imprimante/fax/scanner
– poste informatique et téléphone individuel
– locaux
– encadrement par une équipe spécialisée en biomédical.

Evolution possible du poste :
En fonction des besoins du service et des possibilités institutionnelles.

*Cette fiche de poste n’a pas de valeur contractuelle et est susceptible d’évolution en fonction du projet d’établissement ou de la réglementation.

 

Personne à contacter (si intéressé par le poste) :
Les CV et lettre de motivation devront être adressés à :
Madame Florence BRICOT
Ingénieur Biomédical Responsable

Centre Hospitalier Sud Francilen
40 Avenue Serge Dassault
91100 CORBEIL ESSONNES CEDEX
Email : florence.bricot@chsf.fr

VOIR NOTRE HOPITAL

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