GESTIONNAIRE TECHNICO-ADMINISTRATIF BIOMEDICAL (H/F)

Détail de l'offre

Poste proposé : GESTIONNAIRE TECHNICO-ADMINISTRATIF BIOMEDICAL (H/F)
Contrat(s) : CDI, Mutation
Descriptif
GESTIONNAIRE TECHNICO-ADMINISTRATIF(-VE) BIOMEDICALE
AU CENTRE HOSPITALIER SUD FRANCILIENPrésentation de l’environnement de travail :
Le poste de gestionnaire est à pouvoir au sein du Groupement Hospitalier de Territoire Sud Francilien (GHT), composé de trois établissements :
– Le Centre Hospitalier d’Arpajon
– Le Centre Hospitalier Sud Essonne, composé lui-même des sites de Dourdan et d’Etampes
– Le Centre Hospitalier Sud Francilien situé à Corbeil-Essonnes.

Le Centre Hospitalier d’Arpajon (CHA) est un établissement d’environ 380 lits dont 170 lits de MCO.

Le Centre Hospitalier Sud Essonne (CHSE) est un établissement bi-sites d’environ 600 lits et places avec 250 lits environ à Dourdan, 350 lits environ à Etampes.

Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) est un établissement de 1 000 lits situé au sud de la région parisienne, dans le département de l’Essonne.

Le Service des Ressources Biomédicales du CHSF, composé d’une équipe de 15 personnes, est organisé en quatre pôles :

– un pôle d’ingénierie composé de 3 ingénieurs biomédicaux (activité mutualisée entre le CHSF et le CHA)
– un pôle de gestion de 3 gestionnaires technico-administratives (activité mutualisée entre le CHSF et le CHA) composé ainsi :
o une gestionnaire « contrats de maintenance / maintenances à l’attachement / pièces détachées / crédits-baux »
o une gestionnaire « investissement / instrumentation : réparations et acquisitions / mises à disposition »
o une gestionnaire « consommables / petits matériels / dentisterie / locations »

– un atelier biomédical composé de 7 techniciens biomédicaux (activité mutualisée entre le CHSF et le CHA)

– un laboratoire de métrologie composé de 2 techniciens.

Le service dispose d’une GMAO spécifique au biomédical, Optim CEM, dont chaque membre de l’équipe dispose.

Le service est reconnu et accompagne toutes les évolutions de l’activité de l’établissement.
Le service biomédical du CHSF a vocation dans les années à venir de devenir le service biomédical du GHT. Le poste proposé concerne les sites du CHSF et du CHA mais au regard de l’évolution du service, le pôle de gestion pourrait également être impliqué dans les années à venir dans une organisation territoriale avec le CHSE et les périmètres du secteur biomédical évoluer. Le poste à pourvoir est celui de la gestionnaire contrats de maintenance / maintenances à l’attachement / pièces détachées / crédits-baux.

POSITION DU POSTE DANS LA STRUCTURE

Relations hiérarchiques ou rattachement hiérarchique :
• Directeur Général
• Directeur des Achats, de la Logistique, des Investissements et du Patrimoine
• Ingénieur Responsable du Service des Ressources Biomédicales
• Ingénieurs biomédicaux du Service des Ressources Biomédicales

Relations fonctionnelles :
• Ingénieurs biomédicaux
• Gestionnaires technico-administratives biomédicales
• Technicien biomédical Référent Atelier
• Techniciens biomédicaux
• Les services de soins et médico-techniques (équipes médicales et paramédicales)
• Personnes compétentes en radioprotection et radiophysiciens de l’établissement
• Matériovigilants des établissements
• Autres fonctions supports de l’établissement (notamment les services techniques, l’informatique, la pharmacie, la logistique dont le magasin)
• Trésoreries
• Cellule des marchés
• Fournisseurs, transporteurs
• Prestataires de service

Horaires de travail/astreintes/repos/congés/gardes (pour le métier dans le service
concerné) :

Travail en 7h30 par jour de 8h30 à 16h30, avec adaptation des horaires en cas de nécessité.
Travail uniquement en jours ouvrés.
Pas de garde et d’astreinte.

Description du poste

Mission du poste (définition du métier) :
Au sein du service biomédical, la gestionnaire technico-administrative (GTAB) est en charge de :
– recueillir les besoins des clients internes du service biomédical et de les traiter dans son champ de compétences
– procéder à certains achats simples dans son champ de compétences
– assurer les approvisionnements en lien avec les activités du service
– assurer les tâches administratives (de la commande au mandatement en passant par les litiges, les mises en inventaire) pour répondre aux demandes reçues des clients internes
– assurer l’élaboration et le suivi des budgets en lien avec son champ de compétences
– assurer les tâches techniques et de traçabilité liées à l’exploitation des équipements biomédicaux dans le champ de ses compétences

Activités du poste (activités du métier adaptées au service) :
La gestionnaire technico-administrative assure, dans son domaine de compétence spécifié nominativement sur l’organigramme et de manière autonome, les tâches suivantes :
– accueille physique et téléphonique des services et des prestataires externes
– réalise tout le processus de gestion administrative des approvisionnements relevant de ses domaines de responsabilité (de la liquidation au mandatement, litiges, base fournisseurs …)
– suit et contrôle les aspects budgétaires des comptes mis dans son domaine de compétences
– met en place des outils d’enregistrement des activités réalisées et des tableaux de bord de suivi des consommations
– conseille et consolide les besoins avec les clients internes
– organise son travail en fonction des priorités, urgences et impératifs afin de limiter au maximum l’impact sur la prise en charge du patient
– met en place la suppléance en cas d’absence pour assurer la continuité de service.

Certaines tâches complémentaires et spécifiques sont liées aux domaines de compétences de chaque GTAB. Lesdites tâches pour la gestionnaire « des contrats de maintenance / maintenances à l’attachement / pièces détachées / crédit bail » sont les suivantes :
– assure l’interface entre les techniciens biomédicaux et les ingénieurs et les GTAB, elle joue un rôle fonctionnel entre les différents acteurs sans lien hiérarchique
– assiste les techniciens à organiser avec les prestataires externes les interventions de maintenance préventive, curative et contrôles de qualité sous traités. Elle vérifie lors du traitement des factures que les prestations ont été réalisées et la cohérence entre la commande et le travail réalisé
– vérifie que la traçabilité en GMAO des interventions est réalisée dans le cadre des contrats avant le traitement des factures de contrats de maintenance
– réalise des évaluations de nos fournisseurs de contrat de maintenance auprès de nos clients internes
– tient à jour, en collaboration avec les ingénieurs biomédicaux, le tableau des contrats et assure les projections avec toujours au moins une année d’anticipation
– réalise un suivi mensuel, avec les techniciens biomédicaux, des maintenances.

Toutes les GTAB du service des Ressources Biomédicales doivent être en capacité de prendre en charge des demandes dans les trois domaines de spécialisation, au moins pour en assurer une suppléance. La répartition des tâches des domaines de spécialisation doit être adaptable aux besoins de l’établissement.

Compétences associées au poste et/ou aux missions spécifiques de l’agent

LES SAVOIR-FAIRE REQUIS DU METIER (compétences techniques) :
La GTAB soit savoir :
– accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
– évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
– analyser le besoin en collaboration avec les utilisateurs métier
– analyser des offres fournisseurs
– négocier avec les clients internes et les fournisseurs
– rédiger des informations relatives à son domaine d’intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
– concevoir, formaliser et adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétence
– organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
– travailler en équipe / en réseau
– utiliser les logiciels métier (GMAO, GEF) et utiliser les outils bureautique / Technologie d’Information et de Communication (TIC)
– identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
– analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine
Connaissances
La GTAB doit :
– connaître le milieu hospitalier
– connaître le matériel biomédical et les bases réglementaires applicables aux dispositifs médicaux
– avoir des connaissances en terme d’achat et de la commande publique
– avoir des connaissances en terme de gestion administrative, comptable et financière
– connaître les règles de confidentialité
– maitriser l’environnement informatique / bureautique
– maîtriser la GEF et la GMAO
– avoir des connaissances générales en terme de qualité
– avoir des connaissances générales en terme d’économie de la maintenance.

 LES SAVOIR-ETRE REQUIS DU METIER (compétences relationnelles) :

La GTAB doit savoir :
– faire preuve de capacités relationnelles avec les services de soins et médico-techniques, l’ensemble de l’équipe biomédicale et les prestataires externes
– travailler en équipe
– faire preuve d’une autonomie importante
– faire preuve d’une grande rigueur
– analyser une situation et en mesurer les risques
– faire preuve d’adaptation
– respecter le secret professionnel
– faire preuve de ponctualité

Qualification
– BEP secrétariat, gestion, comptabilité, assistante de direction, …
– Utilisation des outils bureautiques et messagerie électronique
– Une expérience en milieu hospitalier et une spécialisation en biomédicale seraient souhaitables

Possibilité de mise en place d’un projet de carrière.

Correspondances statutaires éventuelles :
– Adjoint administratif hospitalier
– Ouverture aux aides-soignants sur détachement de grade

Moyens mis à disposition
– logiciel GEF (Gestion Economique et Financière) – Référence de Maincare
– logiciel de GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) – Optim CEM
– Imprimante/fax/scanner
– poste informatique et téléphone individuel
– locaux
– encadrement par une équipe spécialisée en biomédical.

Risques professionnels :
Cf. document unique

Evolution possible du poste :
En fonction des besoins du service et des possibilités institutionnelles.

Personne à contacter
Les lettres de motivation et CV devront être adressés à :

Madame Florence BRICOT
Ingénieur Biomédical Responsable
Email : florence.bricot@chsf.fr

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