• POSITION DANS LA STRUCTURE :
o Liaisons hiérarchiques ou rattachement hiérarchique :
– Pharmacien, Chef de service et en son absence le pharmacien exerçant les fonctions et les responsabilités de chef de service

o Liaisons fonctionnelles :
– Pharmaciens
– Cadres de santé
– Préparateurs en pharmacie
– Aides de pharmacie
– Secrétaires
– Finances
– Informatique
– Trésorerie
– Cellules des marchés
– Fournisseurs

• Secteur d’activité :
o Pharmacie

• Présentation du service :
o Se référer au document « Carte d’identité du service »

• Horaires de travail :
o Conformément à la charte du temps de travail du CHSF – sur la base de 38 h / semaine
o 7H30 pour une amplitude du service assurée de 8H30 à 17H

MISSION DU POSTE

Mission générale

• Planifier, organiser et piloter les activités et moyens concernant les liquidations des factures, le mandatement des produits pharmaceutiques et le suivi budgétaire
• Veiller à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies
• Encadrer, en collaboration avec le Cadre de santé et le Chef de service, une équipe de professionnel ainsi que participer à l’évaluation annuelle de l’équipe.

Missions permanentes

• Planifier, organiser, répartir la charge de travail, mettre en application un suivi opérationnel des activités, contrôler et remonter les informations à sa hiérarchie
• Contrôler la cohérence des données / informations spécifiques au domaine d’activité
• Contrôler et suivre la qualité des prestations, dans son domaine d’activité

Outils bureautiques/ Informatique :
• Mettre en oeuvre les procédures, protocoles, consignes, spécifiques à son domaine
• Concevoir et mettre en place les outils et / ou les méthodes spécifiques au domaine d’activité
• Traiter les rejets liquidations interface GEF/PHARMA
• Mettre à jour le portail Chorus après mandatement des factures dématérialisées
• Vérifier l’interface finances/trésorerie après mandatement sur le support de contrôle (lien internet ENOVACOM)

Certification des comptes :
• Assurer la régularité, la sincérité et la fidélité des comptes de la cellule Comptabilité Pharmacie en vue de la certification des comptes des établissements de santé

Facturation :
• Mandater les liquidations et préparer les bordereaux à transmettre au service Finances puis en Trésorerie

Clôture :
• Exécuter les travaux liés à la clôture d’exercice

Suivi budgétaire :
• Effectuer le contrôle trimestriel des prix moyens pondérés (PMP)
• Etablir la balance trimestrielle des stocks
• Suivre et relancer les remboursments suite aux achats pour compte
• Suivre les avoirs divers
• Suivre les montants des achats hors marché
• Suivre les remboursements liés aux rétrocessions

Missions Spécifiques

Après tentative par l‘agent gestionnaire :
• Traiter les litiges fournisseurs concernant les réceptions/livraisons et facturations
• Traiter les rejets commandes interface GEF/PHARMA

En l’absence d’agent gestionnaire :
• Récupérer les factures dématérialisées du portail Chorus

Autre :
• Aider à l’activité de liquidation des factures

Particularités du poste

• Néant

COMPETENCES REQUISES

La formation et/ou les qualifications requises :

• BAC PRO en comptabilité avec mention minimum et expérience en comptabilité souhaitée

Les connaissances particulières requises :

• Maitriser l’outil informatique (bureautique, Word, Excel et intranet)
• Avoir le goût des chiffres et sachant les manipuler
• Avoir de bonne connaissance de la grammaire et de l’orthographe

Les qualités professionnelles requises et comportement :

• Qualités relationnelles : écoute, dialogue, patience, discrétion, maitrise de soi
• Faire preuve de:
o Esprit d’équipe
o Rigueur
o Adaptabilité
o Disponibilité
o Ponctualité
o Dynamisme

Risques professionnels :

• Risques visuels liés au travail sur écran et/ou à l’environnement de travail

Prévention des risques professionnels :

• Formation bureautique, ergonomie

EVOLUTION POSSIBLE DU POSTE

• Adjoint des cadres
• En fonction du projet personnel de l’agent et des possibilités institutionnelles

TEXTES DE REFERENCE

• Charte de la gestion du temps de travail appliquée au CHSF – Mars 2018
• Répertoire des métiers de la fonction publique hospitalière- Septembre 2009
• Profil métier CHSF Campagne d’évaluation 2012.