Descriptif

PRESENTATION GENERALE ET SYNTHETIQUE DE L’ETABLISSEMENT HOSPITALIER

CENTRE HOSPITALIER SUD FRANCILIEN :

Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) assure des missions de proximité et de recours au sud de l’Ile-de-France, dans une quarantaine de spécialités dont trois à caractère hospitalo-universitaire, avec une offre de soins large en médecine, chirurgie, obstétrique et psychiatrie. Il comprend 1 041 lits et places dont 522 lits en médecine, 106 lits en chirurgie, 84 lits en obstétrique, 173 lits en psychiatrie, 72 lits en soins de suite et de réadaptation et 84 places d’EHPAD. Il est classé centre périnatal de type III. Il est le siège du SAMU 91. Il est l’un des trois centres de référence dans l’Essonne, pour la permanence des soins en chirurgie viscérale et orthopédique. Il couvre 4 secteurs et un inter secteur de psychiatrie de l’Essonne. Il assure la couverture sanitaire d’une population de 600 000 habitants.

IDENTIFICATION DU POSTE :

FONCTION : gestionnaire administratif
GRADE : Agents Administratif contractuel ou titulaire de la fonction publique

POSITION DANS LA STRUCTURE :

• Rattachement hiérarchique : Directeur de la Direction des Achats de la Logistique, de l’Investissement et du Patrimoine (DALIP), le Responsable des Achats et l’adjoint des cadres du secteur gestion approvisionnement.

Liaisons fonctionnelles :
• Le contrôle de gestion des achats,
• Les Responsables de service de la DALIP (Service Technique, Logistique),
• Les gestionnaires de la direction,
• La cellule des marchés,
• L’ensemble des Directions fonctionnelles de l’établissement,
• Le Trésor public,
• Les Centrales d’achats et les fournisseurs.
• Le Cabinet Certification des Comptes

Présentation du service :
Le service des Achats est composé d’une quinzaine de personnes réparties dans deux cellules :
• Achat
• Gestion/approvisionnement.

Secteur d’activité :
• Secteur approvisionnement d’exploitation et d’investissement
• Action transversale possible sur l’ensemble des services de la DALIP, en fonction des besoins. Poste évolutif au sein de la direction DALIP.

• Horaires de travail :
• Conformément à la charte du temps de travail du CHSF

MISSIONS DU POSTE

MISSION GENERALE (DEFINITION DU METIER)

• Le ou la gestionnaire exerce principalement sa mission dans le cadre d’un portefeuille d’exploitation sur des produits stockés du service des Achats.
• Il ou elle doit :
– Assurer l’approvisionnement, depuis la demande (dans le cadre des marchés publics en lien avec la définition du besoin) jusqu’à la liquidation et au mandatement de la facture,
– Savoir gérer le processus comptable, de l’émission des besoins jusqu’au mandatement, dans le respect du cadre réglementaire des marchés publics en vigueur et dans le respect de la temporalité des contrôles budgétaires et comptables.

Le gestionnaire exerce sa mission dans le cadre d’un portefeuille d’achats de comptes liés aux domaines d’activité gérés par le service des Achats.

MISSIONS PRINCIPALES

Émission des commandes, Réception des bons de livraison, rapprochement et contrôle des factures (par rapport aux bons de commande, aux bons de livraison et aux marchés en cours),
• Participer à l’élaboration des cahiers des charges et à l’analyse des offres (marchés publics) avec le secteur Achats,
• Saisir des commandes au « juste besoin » (Contact fournisseurs/Services demandeurs)
• Vérifier le service fait (contrôle réception), liquidation des factures,
• Gérer les litiges livraisons (Quantité, date de livraison, produits,…)
• Suivre les mandats et traiter les rejets en lien avec la trésorerie et la Direction des finances,
• Traiter des demandes d’information de la part des différents interlocuteurs (fournisseurs, services internes, trésorerie),
• Suivre les fournisseurs et prestataires, suivre la qualité de la prestation,
• Suivre le budget de façon mensuel et l’analyser
• Veiller et Gérer une banque de données de produits et de fournisseurs (catalogue et base produit format électronique)
• Créer et mettre à jour des codes produits dans la GEF
• Mettre à jour les maquettes en lien avec le magasin, l’Ehpad, l’UCA, Neurologie, Gériatrie et la stérilisation
• Elaborer, mettre en place et exploiter des tableaux de bords spécifiques au domaine d’activité,
• Participer à la gestion des marchés
• Gérer la balance des stocks des produits suivis
• Effectuer la clôture dans le cadre de produits stockés,
• Classer et archiver des pièces comptables,
• Rédiger des courriers relatifs à son domaine d’activité.

PARTICULARITE DU POSTE

• Pratique sur des outils informatiques existant dans l’Etablissement (notamment GEF de Maincare, CHORUS PRO)
• Le gestionnaire sera amené à travailler principalement sur l’activité d’exploitation pour le service achat en binôme mais peut également être sollicité sur plusieurs portefeuille de classe 6 ou/et de classe 2 pour le service achat comme pour tout service au sein de le DALIP.

COMPETENCES REQUISES

FORMATION ET / OU QUALIFICATIONS REQUISES

Bac +2 (BTS, DUT, …) en gestion ou équivalent apprécié

COMPETENCES, CONNAISSANCES PARTICULIERES REQUISES

• Bonne connaissance d’Excel et des autres outils informatique (Bureautique Word, Power Point, Outlook et Internet)
• Connaissance de l’outil GEF appréciée (Logiciel de la Gestion Économique et Financière MAINCARE)

CONNAISSANCES ASSOCIEES

• Gestion administrative économique et financière
• Connaissance en marché public
• Communication

LES QUALITES PROFESSIONNELLES REQUISES ET COMPORTEMENT

• Sens du travail en équipe,
• Autonomie, sens de la diplomatie,
• Faire preuve de rigueur,
• Faire preuve d’adaptabilité,
• Savoir rendre compte.

Cette fiche de poste est susceptible d’évolution en fonction du projet d’Etablissement et de la réglementation.