Contrat(s) : CDD, Mutation
FONCTION : Assistante de direction (100 % Direction Générale commune CHSF/CHA)
GRADE : Adjoint administratif – Catégorie C
Statut : Poste ouvert aux titulaires et contractuels à compter du 1er septembre 2022 au plus tard.
HORAIRES DE TRAVAIL : Horaires de jour sur la base de 35h.
Missions principales du poste :
1/Assurer la gestion des missions administratives liées à la Direction Générale/Secrétariat Général de la Direction Commune CHSF/CHA.
2/ Jouer un rôle d’interface auprès des divers interlocuteurs du pôle management de la Direction Commune CHSF/CHA, des tutelles, des établissements membres du GHT Ile de France Sud – partenaires associés, des Autorités de l’Etat, des élus du territoire.
Missions permanentes :
– Organisation de la vie professionnelle des responsables hiérarchiques (gestion des agendas, organisation des réunions, visites, conférences ou autres évènements ainsi que les déplacements) ;
– Ouverture du courrier, enregistrement du courrier de la direction générale avec la traçabilité de la diffusion et du suivi des réponses ;
– Gestion documentaire et classement adapté ;
– Revue d’agenda hebdomadaire ;
– Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique avec reproduction/transmission /suivi ;
– Accueil téléphonique et physique en ayant le souci de répondre aux attentes ;
– Réception, traitement et diffusion de l’information ;
– Exercer voire garantir une polyvalence des tâches avec les autres assistantes afin d’assurer la continuité du service ;
– Assurer le traitement et le suivi des divers courriels ;
– Gestion et participation aux réunions institutionnelles, divers comités de Direction, instances (Directoire et Conseil de Surveillance) ainsi que celles du GHT/CMG: rédaction des ordres du jour, prise de notes, formalisation des comptes rendus et des relevés de décisions.
– Secrétariat de la cellule de crise
– Toutes autres missions confiées par le Chef d’Etablissement.
Missions spécifiques et particularité du poste :
– Participer à des travaux de recherche de documents officiels sollicités dans le cadre de la constitution des dossiers ;
– Mise à jour des bases de données et des listings ;
– Gestions des salles, des clés, installation des vidéoprojecteurs et autres équipements audio;
– Gestion des fournitures de bureau, des consommables pour le Directeur et le secrétariat ;
– Autres tâches en fonction des besoins.
COMPETENCES REQUISES / PROFIL RECHERCHE
– Expérience du métier d’assistante de direction ;
– Sens du travail en équipe, capacité d’initiative et d’anticipation ;
– Discrétion absolue, loyauté, rigueur ;
– Se maîtriser en toute situation et surtout en situation de crise sanitaire ;
– Maîtrise parfaites des logiciels bureautiques et des matériels connexes ;
– Prise de note et rédaction de comptes rendus et relevés de décisions ;
– Savoir prioriser les tâches et gérer l’urgence ;
– Très bonne présentation et expression orale ;
– Aisance relationnelle ;
– Disponibilité (savoir se rendre disponible en toute situation liée à l’urgence) ;
– Sens de la méthode / sens de la communication
– Savoir garantir la polyvalence des tâches avec l’équipe du secrétariat général / Savoir également rendre compte à sa hiérarchie;
– Esprit collectif – coopératif et entraide mutuelle.
Personne à contacter :
Les CV et lettre de motivation sont à adresser à :
Madame Sophie BORREL RICHARD
Directrice des Ressources Humaines
Centre Hospitalier Sud Francilien
40 avenue Serge Dassault
91100 CORBEIL ESSONNES
Email : secretariat.drh@chsfr.fr