ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F)

Poste proposé : ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Contrat(s) : CDD, Mutation

FONCTION : Assistante de direction (100 % Direction Générale commune CHSF/CHA)
GRADE : Adjoint administratif – Catégorie C
Statut : Poste ouvert aux titulaires et contractuels à compter du 1er septembre 2022 au plus tard.

 

HORAIRES DE TRAVAIL : Horaires de jour sur la base de 35h.

 

Missions principales du poste :

1/Assurer la gestion des missions administratives liées à la Direction Générale/Secrétariat Général de la Direction Commune CHSF/CHA.
2/ Jouer un rôle d’interface auprès des divers interlocuteurs du pôle management de la Direction Commune CHSF/CHA, des tutelles, des établissements membres du GHT Ile de France Sud – partenaires associés, des Autorités de l’Etat, des élus du territoire.

 

Missions permanentes :

– Organisation de la vie professionnelle des responsables hiérarchiques (gestion des agendas, organisation des réunions, visites, conférences ou autres évènements ainsi que les déplacements) ;
– Ouverture du courrier, enregistrement du courrier de la direction générale avec la traçabilité de la diffusion et du suivi des réponses ;
– Gestion documentaire et classement adapté ;
– Revue d’agenda hebdomadaire ;
– Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique avec reproduction/transmission /suivi ;
– Accueil téléphonique et physique en ayant le souci de répondre aux attentes ;
– Réception, traitement et diffusion de l’information ;
– Exercer voire garantir une polyvalence des tâches avec les autres assistantes afin d’assurer la continuité du service ;
– Assurer le traitement et le suivi des divers courriels ;
– Gestion et participation aux réunions institutionnelles, divers comités de Direction, instances (Directoire et Conseil de Surveillance) ainsi que celles du GHT/CMG: rédaction des ordres du jour, prise de notes, formalisation des comptes rendus et des relevés de décisions.
– Secrétariat de la cellule de crise
– Toutes autres missions confiées par le Chef d’Etablissement.

 

Missions spécifiques et particularité du poste :

– Participer à des travaux de recherche de documents officiels sollicités dans le cadre de la constitution des dossiers ;

– Mise à jour des bases de données et des listings ;

– Gestions des salles, des clés, installation des vidéoprojecteurs et autres équipements audio;

– Gestion des fournitures de bureau, des consommables pour le Directeur et le secrétariat ;

– Autres tâches en fonction des besoins.

 

COMPETENCES REQUISES / PROFIL RECHERCHE

– Expérience du métier d’assistante de direction ;

– Sens du travail en équipe, capacité d’initiative et d’anticipation ;

– Discrétion absolue, loyauté, rigueur ;

– Se maîtriser en toute situation et surtout en situation de crise sanitaire ;

– Maîtrise parfaites des logiciels bureautiques et des matériels connexes ;

– Prise de note et rédaction de comptes rendus et relevés de décisions ;

– Savoir prioriser les tâches et gérer l’urgence ;

– Très bonne présentation et expression orale ;

– Aisance relationnelle ;

– Disponibilité (savoir se rendre disponible en toute situation liée à l’urgence) ;

– Sens de la méthode / sens de la communication

– Savoir garantir la polyvalence des tâches avec l’équipe du secrétariat général / Savoir également rendre compte à sa hiérarchie;

– Esprit collectif – coopératif et entraide mutuelle.

 

Personne à contacter :
Les CV et lettre de motivation sont à adresser à :

Madame Sophie BORREL RICHARD
Directrice des Ressources Humaines
Centre Hospitalier Sud Francilien
40 avenue Serge Dassault
91100 CORBEIL ESSONNES
Email : secretariat.drh@chsfr.fr

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MESSAGE AUX USAGERS DU CHSF

Le plan blanc du Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) a été déclenché dimanche 21 août 2022 en raison d’une cyberattaque.  Les mesures mises en place pour assurer la sécurité des patients ont pris effet rapidement grâce au professionnalisme, à la réactivité du personnel hospitalier et à la solidarité des établissements de santé franciliens. Toutes les consultations et les soins programmés en hôpital de jour restent assurés.L’activité obstétricale de l’établissement se poursuit. Le fonctionnement du bloc lourd n’est pas interrompu.Nos urgences restent ouvertes. Une orientation y est assurée.Pour les soins non urgents, notre Maison Médicale de Garde est ouverte de 9h à minuit, 7 jours sur 7. Vous pouvez contacter le standard de l’hôpital au 01 61 69 61 69 qui vous mettra en relation avec le spécialiste qui vous suit ou pour toute autre question.
Merci de venir en consultation avec votre dossier médical (les résultats de vos examens d'imagerie et vos analyses de biologie médicale).

Il est constaté des désistements de patients programmés (en consultation ou au bloc) ce qui pénalise le suivi de nos patients. En cas de doute, notre patientèle est invitée à prendre contact avec le standard de l’hôpital (01 61 69 61 69) qui les mettra en relation avec les secrétariats de spécialités.


Voir notre dernier communiqué