Poste proposé : Assistant de Direction IFPM
Contrat : CDD; CDI; Détachement; Mutation
Descriptif :
Description de l’établissement :
Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) assure des missions de proximité et de recours au sud de l’Ile-de-France, dans une quarantaine de spécialités, avec une offre de soins large en Médecine, Chirurgie, Obstétrique et Psychiatrie. Il est classé centre périnatal de type III. Il est le siège du SAMU 91. Il est l’un des trois centres de référence dans l’Essonne, pour la permanence des soins en chirurgie viscérale et orthopédique. Il couvre 5 secteurs de psychiatrie de l’Essonne.
Possède un parking souterrain sécurisé, un accès Food truck, un self et une cafétéria avec des tarifs privilégiés ainsi qu’une conciergerie et un lavage auto.

POSITION DANS LA STRUCTURE :
1.1 Liaisons hiérarchiques ou rattachement hiérarchique :
La Directrice de l’institut de formations paramédicales

1.2 Liaisons fonctionnelles :
• Cadres supérieurs des instituts de formation
• Cadres formateurs et personnels administratifs/techniques des Instituts de Formation
• Responsables administratifs en lien avec le fonctionnement de la Direction des Instituts de Formation

PRÉSENTATION DU SERVICE
Intégré au Pôle Management
Les instituts de formation sont regroupés en coordination (IFAP, IFAS, IFMEM, IFSI)
et au sein du GHT Ile-de-France Sud

HORAIRES DE TRAVAIL
4 jours travaillés par semaine sur la base de 35 heures

DESCRIPTION DU POSTE

MISSION GENERALE :
Assure l’interface entre les différents partenaires (équipe pédagogique, secrétariat, étudiants/élèves)
– Est impliquée dans le suivi des différents projets (démarche qualité, bilan d’activité, …)
– Assiste la directrice dans le suivi du fonctionnement des Instituts de Formation
– Manage l’équipe administrative et technique
– Gère l’agenda la directrice des instituts de formation
– Assiste et participe aux réunions hebdomadaires du CODIR des instituts de formation

MISSIONS PERMANENTES :
– Organise le travail du secrétariat et prioriser les urgences
– Organise les réunions mensuelles du secrétariat
– Gère et suit les différents dossiers la directrice des instituts de formation
– Gère le suivi DRH et AGILETIME pour l’ensemble du personnel (40 agents)
– Saisit sur informatique les différents travaux (de recherche pédagogiques)
– Suit le dossier des étudiants/élèves en difficultés et à présenter aux instances
– Prépare et participe aux différentes instances pédagogiques et disciplinaires
– Organise, prépare et participe aux Commissions d’Attribution des Crédits
– Assure le suivi des reprises, reports et arrêts de scolarité des étudiants et élèves
– Contrôle le suivi des dossiers pédagogiques et administratifs des étudiants/élèves en vue du diplôme d’Etat

Missions ponctuelles /spécifiques :
– Met en œuvre des outils évolutifs en lien avec le suivi budgétaire des instituts
– Organise, prépare et participe aux sélections d’admission
– Organise, prépare et participe aux rentrées scolaires
– Organise et prépare les diplômes d’Etat
– Met en place des tableaux des évaluations des étudiants/élèves
– Participe au recrutement du secrétariat
– Assure les évaluations annuelles des agents administratifs et techniques
– Etablit et suit le plan de formation des différentes équipes
– Participe à l’élaboration des bilans d’activité des instituts (CHSF et Arpajon)
– Participe à l’élaboration des dossiers d’agréments des instituts (CHSF et Arpajon)

PARTICULARITÉS DU POSTE

COMPÉTENCES REQUISES
1. Connaissances
– Connaître l’organisation des épreuves de sélection, des diplômes d’Etat et les
spécificités des programmes de formation
– Connaitre et garantir la juste application des textes en lien avec les formations

2. Savoir faire
– Utiliser les outils bureautiques Word et Excel
– Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations
– Travailler avec les partenaires internes et externes
– S’adapter à un contexte fluctuant

3. Savoir-être
– Adaptabilité, rigueur et proactivités requis
– Sens du service et esprit d’équipe
– Travailler en transversalité
– Sens de la communication
– Respect du secret professionnel
– Capacité d’écoute
– Sens de l’organisation

4. Qualifications requises :
– Maitrise des outils informatiques

Équivalent statutaire : Adjoint des Cadres Hospitaliers.

Personne à contacter (si intéressée par le poste) :
Madame BORREL-RICHARD
Directrice des Ressources Humaines