Responsable du service des archives

Le CHSF recrute un(e) responsable des archives médicales.

(grade : technicien hospitalier, TSH, ACH ou AMA)

Liaisons hiérarchiques ou rattachement hiérarchique :

• Directeur des Achats et de la Logistique.
• Responsable logistique

Liaisons fonctionnelles les plus fréquentes :

• Les directions fonctionnelles,
• Les prestataires externes (externalisation, élimination…) et les fournisseurs,
• Les Cadres et responsables des autres secteurs,
• Les autres services de la Direction des Achats et de la Logistique (DAL)
• Le service qualité
• Le Service technique (maintenance)
• Le service des Affaires Juridiques
• Les médecins et la CME
• Professionnels réalisant des contrôles sur l’activité de l’établissement (HAS et experts auditeurs, sécurité sociale…)
• Administration des archives publiques (services départementaux d’archives)
• Secrétariats médicaux
• DIM
D’une manière générale toutes les personnes en interne et en externe concernées par les archives

Relations professionnelles les plus fréquentes :
L’ensemble des services du CHSF concerné par les archives médicales et administratives

Présentation du service :
Le service des archives est rattaché au service logistique de la Direction des Achats et de la Logistique (DAL).
Ce service est ouvert de 8h30 à 17h, du lundi au vendredi.
Encadrement de 19 agents.
Les dossiers patients récents sont conservés sur le site principal et les dossiers les plus anciens sont externalisés.
Les dossiers administratifs sont principalement conservés dans divers locaux sur le site principal et sur d’autres sites de l’établissement.

Horaires de travail :
Base horaire selon la charte du temps de travail du CHSF.

Description du poste

Mission générale :
Planifier, organiser et piloter les activités et moyens concernant l’archivage en animant une équipe de professionnels et en veillant à l’efficacité et la qualité des prestations fournies, dans le respect de la politique d’archivage définie en concertation avec les acteurs et de la réglementation.

Missions permanentes :
– Conception et organisation du circuit de l’archivage ; des conditions de conservation et de communication des archives

– Organisation de la collecte, de la conservation, du stockage, de la localisation et de la communication des archives

– Expertise des processus informationnels en vue de leur archivage et ce dès leur création (concerne le dossier patient mais aussi les documents administratifs)

– Établir / actualiser, participer et mettre en œuvre des procédures, protocoles, instructions, consignes, spécifiques à son domaine de compétence et contrôler leur application.

– Contrôler les prestations attendues (contrôles qualitatifs et quantitatifs des prestations)

– Rédaction de documents techniques, relatifs à son domaine d’activité – Gérer les moyens et les ressources (techniques, financières, humaines, informationnelles) affectés au service, suivre et contrôler leur utilisation,

– Encadrer et animer l’équipe, les recruter, valoriser le développement des compétences, formation professionnelle des agents et de stagiaires, gestion des risques professionnels.

– Définir et choisir les matériels et équipements nécessaires à son domaine d’activité après avoir identifié les impacts

– Concevoir, élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi et de traçabilité – Assurer un reporting auprès de sa ligne hiérarchique,

– Assister les décideurs (Directions, ligne hiérarchique) dans les choix, les projets, et les activités du service,

– Assurer la veille réglementaire, normative et technologique dans son domaine d’activité Missions spécifiques ou ponctuelles Préparation à la certification Compétences requises

– Savoir : Connaissance des techniques archivistiques et de l’outil informatique spécialisé

– Règles de conservation et de gestion du dossier médical

– Droits des patients, droit hospitalier

– Techniques de de management, de communication

– Gestion de projet

– Conduite du changement

– Méthodologie des audits, des contrôles

Savoir faire :

– Concevoir, formaliser et adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétence

– Planifier, organiser, répartir une charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation.

– Évaluer, développer et valoriser les compétences de ses collaborateurs. Piloter, animer / communiquer, motiver une équipe

– Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles

– Former et conseiller les utilisateurs dans son domaine de compétence

– Mettre à jour ses compétences par la formation continue

– Evaluer et prévenir les risques professionnels

Savoir être :

– Faire preuve de rigueur

– Sens des responsabilités, capacité d’initiative et de prise de décisions,

– Sens du travail en équipe, disponibilité

– Autonomie, sens de la diplomatie, adaptabilité, impartialité,

– Communication,

– Organisation, gestion des priorités

– Respect du secret professionnel.

– Analyser.

Pré-requis indispensable pour exercer le métier :

– Formation supérieure issue de la filière archives

– Expérience similaire souhaitée

Particularités de la fonction

Contraintes du poste :

– Déplacements au sein de son secteur géographique,

– Gestion des imprévus,

– Participer au déploiement de la démarche d’amélioration continue de la qualité et gestion des risques auprès des agents sous sa responsabilité.

Conditions

Pour postuler à cette offre vous devez être fonctionnaire titulaire

Personne à contacter

Les candidatures devront être adressées à : Madame Patricia COLONNELLO Directrice des Ressources Humaines Centre Hospitalier Sud-Francilien 116, Bd Jean Jaurès 91 100 CORBEIL-ESSONNES

Email : direction.achat.logistique@chsf.fr

Vous souhaitez postulez pour le poste de :

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